Dr Roger Mboumba Mbina, directeur général des archives nationales de la bibliothèque nationale et de la documentation gabonaise, a rappelé avec force, mercredi dernier, l’occasion de la Semaine internationale des archives, l’importance capitale des archives, dans le fonctionnement d’une société démocratique et organisée. À travers une déclaration claire et engagée, il a mis en lumière les enjeux stratégiques liés à la gestion des archives au Gabon.
« L’archive, ou les archives, jouent un rôle fondamental, que ce soit dans l’administration publique ou dans les entreprises. Elles servent de preuve, donnent une voix aux citoyens et participent activement à la transparence démocratique. », a-t-il rappelé. Les archives permettent la conservation des actes officiels et facilitent l’accès à l’information pour les citoyens, les chercheurs et les institutions. Elles sont un outil de mémoire collective, mais aussi un levier de transparence, en rendant accessibles des documents essentiels à la bonne gouvernance.
Des réformes nécessaires et urgentes
Le directeur général a souligné l’urgence de réorganiser les services d’archives dans les ministères. Sur la trentaine de ministères que compte le pays, peu disposent actuellement de directions centrales des archives pleinement opérationnelles. Or, ces structures sont cruciales pour garantir une gestion cohérente, centralisée et durable des documents administratifs.
« Il est impératif que les décideurs appliquent les réformes déjà adoptées, notamment la mise en place effective des directions centrales des archives. », avance M. Mboumba Mbina. Un autre point critique abordé par le directeur général est celui de l’emploi des jeunes archivistes formés au sein du réseau national. Bien que le pays dispose de nombreux diplômés qualifiés, beaucoup d’entre eux restent sans emploi, faute de volonté politique ou de budgets alloués aux recrutements.
« Ces jeunes filles et garçons sont formés, compétents, et pourtant ils restent à la maison. Il est temps de leur offrir des opportunités pour qu’ils contribuent à l’édification d’un système archivistique national digne de ce nom. », a-t-il indiqué.
Vers une gouvernance des archives renforcée
Enfin, des recommandations ont été formulées, notamment la création d’un Conseil national des archives ou d’une Haute Autorité des archives, à l’instar des initiatives déjà mises en œuvre dans des pays voisins comme le Cameroun. Ces organes auraient pour mission de superviser et coordonner la politique nationale en matière de conservation et de gestion des archives.
Le Directeur général a lancé un appel solennel aux autorités compétentes pour la mise en œuvre rapide de ces réformes, estimant qu’une politique efficace en matière d’archives est indissociable d’un État moderne, transparent et démocratique.
Organisée en partenariat avec Archi GTA, la semaine internationale des archives, a été célébrée sous le thème cette année « Les archives accessibles à tous ». Stéphane Lekabangoye, archiviste documentaliste, par ailleurs président directeur général (PDG) d’Archi GTA, a saisi l’opportunité pour rappeler avec force la place stratégique de l’archivage dans la gouvernance des entreprises, tant publiques que privées. Selon ce dernier, l’archivage serait un pilier stratégique de la performance des entreprises.
Créée le 19 février 2019, Archi GTA fête cette année ses six ans d’existence. Spécialisée dans l’archivage physique et numérique ainsi que dans la digitalisation des processus d’entreprise, la société s’impose comme un acteur de référence dans le domaine de la gestion documentaire au Gabon. Trop souvent perçu comme un centre de coût ou une contrainte administrative, l’archivage est en réalité un investissement stratégique.
« L’archivage ne doit plus être vu comme une charge inutile. Il est un outil de développement, de sécurité juridique, de gain de temps et d’efficience dans la gestion des informations d’entreprise. », a rappelé Stéphane Lekabangoye.
En effet, un bon système d’archivage permet de limiter les pertes de documents, d’assurer la traçabilité des décisions, et d’anticiper les risques lors de contrôles fiscaux ou de litiges. Pour le dirigeant d’Archi GTA, les archives sont un véritable capital immatériel, souvent sous-estimé.
L’intelligence artificielle ne remplace pas l’archivage
Face à la montée en puissance de l’intelligence artificielle, Stéphane Lekabangoye met en garde : « L’IA est un outil formidable pour automatiser certaines tâches, mais elle ne remplacera jamais un système d’archivage structuré, dynamique et pérenne. » Il plaide pour une stratégie mixte, alliant technologies numériques, conservation physique maîtrisée et expertise humaine. Une telle approche nécessite l’accompagnement de professionnels qualifiés, formés en gestion de l’information documentaire.
Stéphane Lekabangoye adresse un message clair aux chefs d’entreprise et responsables institutionnels : « Ne faites pas de l’archivage un dernier recours. Intégrez-le dès aujourd’hui dans votre business plan. Un vrai décideur est celui qui se prépare. », a-t-il martelé. Le président directeur général d’Archi GTA, exhorte les entreprises à faire appel à des experts en archivistique, comme ceux de sa structure, pour auditer, réorganiser et sécuriser leurs systèmes documentaires.
Enfin, il attire l’attention sur une problématique persistante au Gabon. « Trop d’entreprises confient encore leurs archives à du personnel non formé. Ce n’est pas que c’est mauvais, mais ce n’est pas professionnel. La gestion des archives nécessite une expertise réelle. », dénonce Stéphane. Dans ce contexte, le jeune homme indique l’Archi GTA se positionne aussi comme un acteur de formation, œuvrant pour la montée en compétences des ressources humaines en matière de gestion documentaire.
Basée à Libreville, Archi GTA est une société gabonaise spécialisée dans l’archivage physique, la numérisation de documents, la digitalisation des processus d’entreprise et l’audit des systèmes de gestion documentaire. Elle accompagne les entreprises et institutions dans la mise en place de solutions d’archivage modernes, efficaces et conformes.
